O projeto de Atualização do Repositório de Processos de Trabalho Mapeados por meio de Práticas Ágeis foi elaborado com consultoria da UFRN, almejando a melhoria contínua de toda a área administrativa e, consequentemente, dos serviços prestados pelo órgão, uma vez que se alinha à própria missão da Justiça Federal da 5ª. Região, que é “Garantir à sociedade uma prestação jurisdicional acessível, rápida, efetiva e inovadora”. A escolha da aplicação de práticas ágeis surgiu da necessidade de construção dos mapeamentos de processos de trabalho de uma forma mais dinâmica, com um envolvimento maior de todos os gestores da área-meio da instituição e, ao mesmo tempo, incutir que a cultura de gestão de processos deve ser permanente na Justiça Federal. A ideia é manter a gestão deste repositório por meio de práticas ágeis, envolvendo o aprendizado e flexibilidade, engajamento dos membros e entregas de valor constantes, não ficando restrito apenas ao desenho e atualização de processos. O projeto foi dividido em quatro momentos distintos: 1. Planejamento e preparação da equipe de analistas de processos No primeiro momento, foram capacitados como analistas de processos 15 servidores lotados em áreas diversas, dentre elas gestão de pessoas, financeiro e patrimonial, judiciária, administrativa, polícia judicial e gestão estratégica, que divididos por núcleo de atuação formaram 7 equipes de trabalho (squads). Houve a atualização de seus conhecimentos sobre Gestão e Mapeamento de Processos, com base na abordagem BPM, atualização do escopo do repositório, além da estruturação de artefatos para iniciação do projeto. A função dos analistas de processos foi de atuar como multiplicadores, servindo como base de consulta aos outros gestores do mesmo núcleo de atuação e também sendo o elo de ligação entre os gestores, o gerente do projeto e a consultoria. Nesta etapa, foi acordado entre o grupo que o projeto seria acompanhado pelo aplicativo Microsoft Teams, meio de comunicação oficial da instituição, em conjunto com o aplicativo Planner (kanban). Criou-se uma Equipe de Trabalho no Teams e para cada diretoria/núcleo foi criada uma backlog. Definiu-se, ainda, a responsabilidade dos analistas de alimentarem o Planner com os mapeamentos dos processos, atualizando os status, à medida que seriam finalizados pelo gestor especialista e revisados pelo time de desenvolvimento (squads). 2. Oficinas de Modelagem de processos Nesta etapa, 58 servidores da área-meio, entre supervisores e diretores, participaram de aula introdutória de gestão por processos e oficinas práticas de mapeamento, por meio do Bizagi Modeler, conduzidos pela consultoria. Nessa ocasião, os analistas colaboraram como facilitadores, orientando os demais gestores e, em seguida, lançando no Planner o produto das oficinas, que consistiu em 42 processos mapeados. 3. Atualização do Repositório e Planner Estabeleceu-se uma meta de 15 processos mapeados para cada analista, que ficaram encarregados em contatar e apoiar os servidores-gestores do seu núcleo/diretoria para realizarem, ao longo de 3 meses, o trabalho de mapeamento de processos. Ao final de cada mês, os analistas também informaram, via sistema SEI, a lista de processos concluídos por cada núcleo/diretoria. 4. Reuniões de Monitoramento Foram realizadas 10 reuniões remotas para acompanhamento da evolução dos processos mapeados, sendo conduzidas com base em um quadro visual Kanban compartilhado com todos os analistas. Nestas ocasiões, foram discutidas as dúvidas e os possíveis encaminhamentos para facilitar os trabalhos. Alguns fluxos de processos mapeados também foram revisados pelo consultor, que forneceu feedback, por meio do próprio Planner, possibilitando a atualização ou correção do processo. Resultados Entende-se que a gestão ágil trouxe uma abordagem iterativa ao desenvolvimento do projeto, criando várias etapas incrementais com intervalos periódicos de feedback. Ela estimula a flexibilidade, já que a equipe pode se adaptar ao longo do processo de desenvolvimento do produto em vez de ficar restrita a um caminho linear. As práticas ágeis adotadas possibilitaram aumento da produtividade da equipe de trabalho, bem como a qualidade dos produtos que foram entregues. Ao final da primeira etapa do projeto, foram mapeados 251 processos da área meio, havendo alcançado a meta proposta inicialmente. Espera-se que o resultado positivo desta iniciativa sirva de incentivo para que o projeto possa ser ampliado para a atividade-fim da Justiça Federal de Pernambuco, podendo, ainda, ser replicado em outras Seções Judiciárias. Ademais, busca-se, também, que outros órgãos públicos percebam a gestão ágil como um diferencial positivo e de inovação para o gerenciamento de projetos.

O Mentoria na Direção Certa é um projeto transformador que conecta diretores experientes a novos gestores, oferecendo orientação prática e personalizada para enfrentar os desafios das primeiras experiências à frente de uma vara federal ou área administrativa.  Com encontros individuais, oficinas, e um canal exclusivo no Teams, o projeto promove a troca de conhecimentos, o compartilhamento de boas práticas e a construção de confiança para que novos diretores assumam suas funções com segurança e eficiência. É mais do que apoio: é um guia para a excelência desde o primeiro dia.  O projeto se desenvolve em três eixos:  1 – Mentoria prestada pela comissão coordenadora do projeto aos novos gestores e gestoras que, normalmente, tomam posse nas subseções do interior. São 16 encontros online, cada um com duração de cerca de 2 horas, onde são passados de forma síncrona os conhecimentos basilares para o exercício da atividade de gestor de vara federal. Todos os tópicos dos encontros estão registrados na Cartilha do Mentorado, que traz diretrizes iniciais para cada assunto;  2 – Encontro bimensal híbrido chamado Café com Diretores, envolvendo todos os gestores da JFPE, das áreas administrativa e judiciária, para o trato de temas sensíveis ao desenvolvimento das atividades de gestão. No encontro, os temas são tratados com leveza e as reflexões geram enunciados para posterior consulta;  3 -Criação e manutenção da Equipe Debates na Direção Certa na plataforma TEAMS, onde foram criados canais específicos atrelados às matérias de competência da Justiça Federal: Cível, Penal e Processo Penal, Execução Fiscal, JEF e TR e Setor Administrativo. Diversos servidores das 6 seccionais já foram inseridos na Equipe e todos trocam dúvidas e informações diariamente sobre temas da atualidade.   Linha do tempo: O projeto nasceu em maio de 2023. No primeiro formato a comissão coordenadora dividiu seus trabalhos prestando mentoria individualizada aos novos diretores que tomaram posse na capital e interior. A mentora Adélia Cavalcante mentorou a nova diretora Gabriela Assunção na 19ª VFPE. O mentor Lucas Barreto mentorou a nova diretora Luciana Simões. O mentor Rodrigo Matos mentorou o novo diretor Luciano Coimbra. Em 2024, a comissão mudou de estratégia e criou uma trilha de conhecimentos composta por assuntos eleitos e incluídos na cartilha do mentorado como cruciais ao exercício do cargo. Os 5 mentores da comissão se dividiram na abordagem dos temas e acompanharam os novos mentorados em 16 encontros semanais, com duração média de 2 horas. Para 2025, a comissão se organiza para estender a mentoria para os gestores da área administrativa, bem como para os gestores mais antigos como um treinamento a ser parte do PDG.   Cartilha do Mentorado https://fervolab.jfpe.jus.br/wp-content/uploads/2025/01/MicrosoftTeams-video-3-1.mp4https://fervolab.jfpe.jus.br/wp-content/uploads/2025/01/MicrosoftTeams-video-4.mp4

O Triagem Inteligente é um projeto inovador desenvolvido pela Residência de TI do TRF5, em parceria com o Laboratório Fervo da JFPE, para transformar e otimizar a etapa de triagem processual nos juizados especiais. Por meio de uma extensão de navegador integrada ao sistema processual, o Triagem Inteligente automatiza tarefas repetitivas e oferece suporte direto ao servidor, reduzindo gargalos e acelerando o fluxo dos processos.  Entre suas principais funcionalidades, o sistema realiza a análise de petições iniciais, verifica a legibilidade de documentos, confere informações essenciais como gratuidade de justiça, pedido de prioridade, valor da causa e classe do processo, além de sugerir correções ou a necessidade de inclusão de documentos ausentes. A ferramenta também fornece um checklist detalhado e organiza as informações em uma interface clara e intuitiva, permitindo ao servidor tomar decisões com mais agilidade e segurança.  Adicione agora a extensão Triagem Inteligente ao seu navegador Firefox através deste link.