O projeto de Atualização do Repositório de Processos de Trabalho Mapeados por meio de Práticas Ágeis foi elaborado com consultoria da UFRN, almejando a melhoria contínua de toda a área administrativa e, consequentemente, dos serviços prestados pelo órgão, uma vez que se alinha à própria missão da Justiça Federal da 5ª. Região, que é “Garantir à sociedade uma prestação jurisdicional acessível, rápida, efetiva e inovadora”.
A escolha da aplicação de práticas ágeis surgiu da necessidade de construção dos mapeamentos de processos de trabalho de uma forma mais dinâmica, com um envolvimento maior de todos os gestores da área-meio da instituição e, ao mesmo tempo, incutir que a cultura de gestão de processos deve ser permanente na Justiça Federal. A ideia é manter a gestão deste repositório por meio de práticas ágeis, envolvendo o aprendizado e flexibilidade, engajamento dos membros e entregas de valor constantes, não ficando restrito apenas ao desenho e atualização de processos.
O projeto foi dividido em quatro momentos distintos:
1. Planejamento e preparação da equipe de analistas de processos
No primeiro momento, foram capacitados como analistas de processos 15 servidores lotados em áreas diversas, dentre elas gestão de pessoas, financeiro e patrimonial, judiciária, administrativa, polícia judicial e gestão estratégica, que divididos por núcleo de atuação formaram 7 equipes de trabalho (squads). Houve a atualização de seus conhecimentos sobre Gestão e Mapeamento de Processos, com base na abordagem BPM, atualização do escopo do repositório, além da estruturação de artefatos para iniciação do projeto.
A função dos analistas de processos foi de atuar como multiplicadores, servindo como base de consulta aos outros gestores do mesmo núcleo de atuação e também sendo o elo de ligação entre os gestores, o gerente do projeto e a consultoria.
Nesta etapa, foi acordado entre o grupo que o projeto seria acompanhado pelo aplicativo Microsoft Teams, meio de comunicação oficial da instituição, em conjunto com o aplicativo Planner (kanban). Criou-se uma Equipe de Trabalho no Teams e para cada diretoria/núcleo foi criada uma backlog. Definiu-se, ainda, a responsabilidade dos analistas de alimentarem o Planner com os mapeamentos dos processos, atualizando os status, à medida que seriam finalizados pelo gestor especialista e revisados pelo time de desenvolvimento (squads).
2. Oficinas de Modelagem de processos
Nesta etapa, 58 servidores da área-meio, entre supervisores e diretores, participaram de aula introdutória de gestão por processos e oficinas práticas de mapeamento, por
meio do Bizagi Modeler, conduzidos pela consultoria. Nessa ocasião, os analistas colaboraram como facilitadores, orientando os demais gestores e, em seguida, lançando no Planner o produto das oficinas, que consistiu em 42 processos mapeados.
3. Atualização do Repositório e Planner
Estabeleceu-se uma meta de 15 processos mapeados para cada analista, que ficaram encarregados em contatar e apoiar os servidores-gestores do seu núcleo/diretoria para realizarem, ao longo de 3 meses, o trabalho de mapeamento de processos. Ao final de cada mês, os analistas também informaram, via sistema SEI, a lista de processos concluídos por cada núcleo/diretoria.
4. Reuniões de Monitoramento
Foram realizadas 10 reuniões remotas para acompanhamento da evolução dos processos mapeados, sendo conduzidas com base em um quadro visual Kanban compartilhado com todos os analistas. Nestas ocasiões, foram discutidas as dúvidas e os possíveis encaminhamentos para facilitar os trabalhos. Alguns fluxos de processos mapeados também foram revisados pelo consultor, que forneceu feedback, por meio do próprio Planner, possibilitando a atualização ou correção do processo.
Resultados
Entende-se que a gestão ágil trouxe uma abordagem iterativa ao desenvolvimento do projeto, criando várias etapas incrementais com intervalos periódicos de feedback. Ela estimula a flexibilidade, já que a equipe pode se adaptar ao longo do processo de desenvolvimento do produto em vez de ficar restrita a um caminho linear. As práticas ágeis adotadas possibilitaram aumento da produtividade da equipe de trabalho, bem como a qualidade dos produtos que foram entregues.
Ao final da primeira etapa do projeto, foram mapeados 251 processos da área meio, havendo alcançado a meta proposta inicialmente. Espera-se que o resultado positivo desta iniciativa sirva de incentivo para que o projeto possa ser ampliado para a atividade-fim da Justiça Federal de Pernambuco, podendo, ainda, ser replicado em outras Seções Judiciárias. Ademais, busca-se, também, que outros órgãos públicos percebam a gestão ágil como um diferencial positivo e de inovação para o gerenciamento de projetos.